Massenrechnungen in bexio erstellen: aus Vorlage kopieren

Wenn du in bexio regelmässig ähnliche Rechnungen für viele Kontakte erstellen musst, sparst du mit einer Rechnungsvorlage und einem geführten Rechnungslauf viel Zeit. Besonders praktisch ist das für Vereine mit Mitgliederbeiträgen, Stiftungen mit Spendenaufrufen oder Unternehmen mit wiederkehrenden Abrechnungen.

1. Kostenlos registrieren

Um den Massenkopierer zu nutzen, brauchst du zunächst ein Konto auf app.importly.ch. Danach kannst du direkt mit dem Einrichten deines ersten Rechnungslaufs starten.

2. Dein bexio-Konto verbinden

Verknüpfe anschliessend das bexio-Konto, in dem die Verkaufsrechnungen erstellt werden sollen.

3. Rechnungsvorlage in bexio anlegen

Lege in bexio unter Verkauf → Rechnungen eine Rechnungsvorlage im Status offen an. Diese Vorlage dient als Grundlage für deinen Rechnungslauf. Merke dir dazu die Rechnungsnummer, zum Beispiel RE-00002.

Wichtig: Die Vorlagenrechnung selbst wird beim Rechnungslauf nicht nochmals erstellt. So vermeidest du Duplikate von Anfang an.

Hinweis: Titel und Leistungszeitraum werden aus der Rechnungsvorlage beim Rechnungslauf nicht übernommen. Verwende dafür am besten Referenz, Kopfzeile, Fusszeile oder Zusatztext.

4. Neue Massenrechnung anlegen

Wähle in app.importly.ch das Modul Rechnungen kopieren und klicke auf Neuer Kopiervorgang, um die Angaben für den Rechnungslauf zu definieren.

5. Rechnungslauf definieren und starten

Für den Rechnungslauf brauchst du nur wenige Angaben:

1. bexio-Verbindung: Lege fest, in welchem bexio-Konto die Rechnungen erstellt werden sollen.
2. Dokumentennummer: Gib die Rechnungsnummer der Vorlage ein und wähle sie aus der vorgeschlagenen Liste aus.
3. Kontakte auswählen: Definiere, für welche Kontakte oder Kontaktkategorien die Rechnungen erstellt werden sollen, zum Beispiel für Aktivmitglieder.
4. Rechnungsdatum: Wähle das Datum für die neu zu erstellenden Massenrechnungen.

Achtung: Pro Rechnungslauf können derzeit maximal 2'000 Rechnungen erstellt werden. Wenn du mehr Rechnungen erzeugen möchtest, kontaktiere den Support.

Mit einem Klick auf Erstellen startet der Vorgang. Den Fortschritt kannst du in bexio unter Verkauf → Rechnungen verfolgen.

Typische Anwendungsbeispiele

Die Rechnungskopie eignet sich besonders für Organisationen mit wiederkehrenden Rechnungsmodellen, zum Beispiel:

• Vereine und Verbände mit Mitgliederbeiträgen
• Stiftungen und Non-Profits mit wiederkehrenden Spendenaufrufen
• Abodienste, Serviceanbieter und Fitnessstudios mit periodischen Rechnungen
• Verwaltungen, Coworking-Spaces und Bildungseinrichtungen mit regelmässigen Gebühren

Fazit

Mit einer einzigen Vorlage in bexio kannst du in kurzer Zeit viele neue Verkaufsrechnungen für ausgewählte Kontakte oder Kategorien erstellen. Das spart manuellen Aufwand und sorgt für einen sauber strukturierten Rechnungslauf.