Créer des factures en masse dans bexio à partir d'un modèle

Si vous devez régulièrement créer des factures similaires pour de nombreux contacts dans bexio, un modèle de facture et un cycle de facturation guidé vous feront gagner beaucoup de temps. C’est particulièrement pratique pour les associations avec des cotisations, les fondations avec des campagnes de dons récurrentes ou les entreprises avec une facturation périodique.

1. S’inscrire gratuitement

Pour utiliser le copieur en masse, vous avez d’abord besoin d’un compte sur app.importly.ch. Ensuite, vous pouvez directement configurer votre premier cycle de facturation.

2. Connecter votre compte bexio

Connectez ensuite le compte bexio dans lequel les factures de vente doivent être créées.

3. Créer un modèle de facture dans bexio

Dans bexio, allez sous Vente -> Factures et créez un modèle de facture avec le statut ouvert. Ce modèle sert de base à votre cycle de facturation. Notez le numéro de facture, par exemple RE-00002.

Important : La facture modèle elle-même n’est pas recréée pendant le cycle de facturation. Vous évitez ainsi les doublons dès le départ.

Remarque : Titre et Période de prestation ne sont pas repris du modèle de facture pendant le cycle de facturation. Il vaut mieux utiliser Référence, En-tête, Pied de page ou Texte complémentaire pour cela.

4. Créer une nouvelle facture en masse

Dans app.importly.ch, choisissez le module Copier des factures puis cliquez sur Nouveau processus de copie afin de définir les paramètres du cycle de facturation.

5. Définir et démarrer le cycle de facturation

Quelques informations suffisent pour le cycle de facturation :

1. Connexion bexio : définissez dans quel compte bexio les factures doivent être créées.
2. Numéro de document : saisissez le numéro de facture du modèle et sélectionnez-le dans la liste proposée.
3. Sélectionner les contacts : définissez pour quels contacts ou catégories de contacts les factures doivent être créées, par exemple pour les membres actifs.
4. Date de facture : choisissez la date des nouvelles factures en masse.

Attention : Actuellement, un maximum de 2'000 factures peut être créé par cycle de facturation. Si vous avez besoin d’en créer davantage, contactez le support.

Un clic sur Créer lance le processus. Vous pouvez suivre l’avancement dans bexio sous Vente -> Factures.

Exemples d’utilisation typiques

La copie de factures est particulièrement adaptée aux organisations avec des modèles de facturation récurrents, par exemple :

• Associations et fédérations avec des cotisations
• Fondations et organisations à but non lucratif avec des campagnes de dons récurrentes
• Services par abonnement, prestataires de services et studios de fitness avec des factures périodiques
• Administrations, espaces de coworking et établissements de formation avec des frais réguliers

Conclusion

Avec un seul modèle dans bexio, vous pouvez créer en peu de temps de nombreuses nouvelles factures de vente pour des contacts ou catégories sélectionnés. Cela réduit le travail manuel et garantit un cycle de facturation bien structuré.