Warum sich Gutschriften nicht nach bexio importieren lassen
Eine der häufigsten Anfragen, die uns erreicht: «Können wir mit Importly auch Gutschriften nach bexio importieren?» Bisher haben wir jeweils geantwortet, dass wir das prüfen. Diese Prüfung ist nun abgeschlossen – und leider mit einem klaren Ergebnis: Ein Import von Gutschriften ist derzeit technisch nicht möglich.
Warum es nicht geht
Importly arbeitet ausschliesslich über die offizielle Schnittstelle (API) von bexio. Alles, was wir importieren, muss bexio auch über diese Schnittstelle entgegennehmen – Buchungen, Rechnungen, Kontakte und Artikel.
Für Gutschriften bietet die bexio-Schnittstelle aktuell keine Möglichkeit, Datensätze anzulegen. Gutschriften lassen sich in bexio nur direkt in der Oberfläche erfassen. Solange bexio die Schnittstelle nicht erweitert, kann kein Drittanbieter – auch wir nicht – Gutschriften importieren.
Wir würden diese Funktion gerne umsetzen. Der fehlende Baustein liegt aber nicht bei uns.
Was du stattdessen tun kannst
- Gutschriften direkt in bexio erfassen. Für einzelne Gutschriften ist das in der Regel der schnellste Weg.
- Den Wunsch bei bexio deponieren. Das ist der wirksamste Hebel. Je mehr Kundinnen und Kunden diese Funktion bei bexio anfragen, desto eher wird die Schnittstelle entsprechend erweitert.
Workaround über den Rechnungsimport
Wenn du viele Gutschriften auf einmal erfassen musst, gibt es einen Umweg über den Rechnungsimport. Er ist mehrstufig, kann aber Zeit sparen, wenn die Positionen ohnehin schon in einer Tabelle vorliegen:
- Als Rechnung importieren. Erfasse die Gutschrift in der Import-Vorlage als normale Rechnung – mit positiven Beträgen – und importiere sie nach bexio.
- In bexio eine Gutschrift daraus erstellen. Öffne die importierte Rechnung in bexio und erstelle daraus eine Gutschrift.
- Die Gutschrift kopieren. Die neue Gutschrift ist noch mit der Rechnung verknüpft. Erstelle deshalb eine Kopie davon – die Kopie steht für sich allein.
- Die Originalrechnung löschen. Zum Schluss löschst du die importierte Rechnung, sodass nur noch die kopierte Gutschrift übrig bleibt.
Das Ergebnis ist eine eigenständige Gutschrift in bexio. Prüfe den Ablauf zuerst an einem einzelnen Beleg, bevor du ihn auf einen ganzen Stapel anwendest.
Wie es weitergeht
Wir beobachten die Entwicklung der bexio-Schnittstelle laufend. Sobald bexio Gutschriften über die API zulässt, setzen wir den Import um – wir haben das Thema auf unserer Liste. Informationen dazu findest du dann wie gewohnt hier im Blog.
Danke für dein Verständnis und dafür, dass ihr uns eure Wünsche meldet. Genau daraus entsteht unsere Roadmap.