Rechnungen importieren in bexio Verkauf

Mit unserem Modul Rechnungen importieren auf app.importly.ch kannst du Rechnungen einfach per Excel, CSV und weiteren Tabellenformaten nach bexio importieren. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen oder Vereine, die ihre Rechnungen in einer anderen Software vorbereiten und anschliessend gesammelt nach bexio übernehmen möchten.

Ein zusätzlicher Vorteil: Wenn ein Kontakt in bexio noch nicht existiert, kann er beim Import automatisch neu angelegt werden. So wird der gesamte Importprozess deutlich einfacher und effizienter.

1. Kostenlos registrieren

Falls du noch keinen Account hast, registriere dich auf app.importly.ch. Danach bist du bereit für den ersten Rechnungsimport.

2. Dein bexio-Konto verbinden

Verbinde dein bexio-Konto mit Importly, indem du eine Verbindung mit einer Buchhaltung herstellst. Du kannst beliebig viele bexio-Konten mit app.importly.ch verbinden.

bexio-Konto mit Importly verbinden

3. Tabelle für Rechnungen anlegen

Erstelle im Modul Rechnungen importieren über den Button Neuer Rechnungsimport eine neue Tabelle. Vergib einen Namen und wähle das bexio-Konto aus, in das du die Rechnungen importieren möchtest.

4. Rechnungen in die Tabelle kopieren

Kontaktzuordnung

Die Zuordnung zu einem Kontakt erfolgt idealerweise über die bexio-Kontaktnummer. Alternativ kannst du die Kontaktinformationen verwenden. Nutze dafür von Kontaktart bis E-Mail exakt dieselben Angaben wie in der bexio-Kontaktverwaltung.

Wenn der Kontakt in bexio noch nicht existiert, setze mindestens einen Wert in die Zellen Kontaktart und Name_1. Der Kontakt wird anschliessend in bexio erstellt. Prüfe die importierten Zeilen stichprobenartig auf ihre Richtigkeit.

Rechnungen mit einer Rechnungsposition

Wenn jede Zeile genau eine Verkaufsrechnung mit einer Position darstellen soll, kannst du deine Rechnungen direkt in die vorbereitete Tabelle kopieren.

Beispiel für Rechnungen mit einer Rechnungsposition

Rechnungen mit mehreren Rechnungspositionen

Für mehrere Rechnungspositionen zu einer Rechnung bleiben die Zellen von Kontakt Nr. bis Datum in den untergeordneten Zeilen leer. So erkennt die App, welche Positionen an die übergeordnete Rechnungszeile angehängt werden sollen.

Beispiel für Rechnungen mit mehreren Rechnungspositionen

Rechnungen mit Minuspositionen

Eine Rechnung darf auch negative Positionen enthalten, zum Beispiel für einen Rabatt oder eine Gutschriftsposition. Erfasse die Minusposition als zusätzliche Positionszeile und schreibe im Einzelpreis einen negativen Wert (z. B. -10). Die Zellen von Kontakt Nr. bis Datum bleiben – wie bei allen weiteren Positionen – leer.

Das Minuszeichen gehört dabei immer in den Einzelpreis: Die Anzahl muss positiv bleiben, eine negative Anzahl wird beim Import nicht akzeptiert.

Rechnung mit Minusposition in bexio importieren – Importly-Tabelle mit drei Positionen

Wichtig ist einzig, dass der Gesamtbetrag der Rechnung grösser als 0 ist. Nur einzelne Positionen dürfen negativ sein. Rechnungen mit negativem Gesamtbetrag sind echte Gutschriften und lassen sich nicht importieren – warum, erklären wir im Beitrag Warum sich Gutschriften nicht nach bexio importieren lassen.

In diesem kurzen Video zeigen wir den Ablauf von der Tabelle bis zur fertigen Rechnung in bexio:

5. Spezifikation der wichtigsten Spalten

Feld	Beispiel	Hinweis	Pflicht
Kontakt Nr.	1	Führende Nullen müssen nicht mitgegeben werden	Nein
Kontaktart	1	`1 = Firma`, `2 = Person`	Ja, wenn keine bexio-Kontakt-ID vorhanden ist
Name_1	above the fold GmbH	Firmenname oder bei Personen der Vorname	Ja, wenn keine bexio-Kontakt-ID vorhanden ist
Name_2	Haag	Nachname	Nein
Adresse	Hochgrütstrasse 16		Nein
PLZ	8742		Nein
Ort	Seuzach		Nein
E-Mail	info@example.ch		Nein
Datum	12.12.2023	Muss in einem aktiven Buchungsjahr liegen	Ja
Beschreibung	Reparaturen von: Tür, Fenster	Mehrzeilig möglich, aber ohne Textformatierung	Ja
Einzelpreis	1500		Ja
Anzahl	1		Ja
Konto	3400	Muss ein Ertragskonto sein	Ja
Steuersatz	UN81	Zulässige Typen: `sales_tax`, `not_taxable_turnover`, `non_consideration_sales_tax`, `opted_sales_tax`; bei fehlender MWST-Pflicht `UEX` verwenden	Ja
Fälligkeitsdatum	12.12.2025	Optional, muss beim Anlegen ausgewählt werden	Nein
Einheit	Stk	Optional, muss beim Anlegen ausgewählt werden	Nein
Kontaktperson	1	Optional, muss beim Anlegen ausgewählt werden	Nein
Land	Schweiz	Vollständigen Ländernamen verwenden, keine Kürzel oder Codes	Nein

6. Import starten

Mit dem Button Import starten beginnst du den Importprozess. Jede Zeile deiner Tabelle wird als separate Verkaufsrechnung in bexio importiert. Wenn du den Import später ausführen möchtest, kannst du die Tabelle jederzeit über Speichern verlassen.

Wichtige Hinweise und Limits

Bestehende Kontakte werden nicht aktualisiert.
Wenn Kontaktart, Name_1, Name_2, PLZ, Ort und E-Mail identisch mit einem bestehenden Kontakt sind, wird dieser nicht doppelt angelegt.
Pro Tabelle können maximal 200 Rechnungen angelegt werden.
Einzelne Rechnungspositionen dürfen negativ sein, solange der Gesamtbetrag der Rechnung grösser als 0 ist.
Wenn du nicht MWST-pflichtig bist, bleibt die Spalte MWST Code trotzdem ein Pflichtfeld. Verwende dafür den Code UEX.
Damit der Bereich Zahlbar durch auf dem QR-Einzahlungsschein erscheint, muss beim Import auch das Land des Kontakts mitgegeben werden.
Mit der Funktion Adresse trennen wird eine kombinierte Adresse automatisch in Strasse und Hausnummer aufgeteilt. Falls die Spalte Hausnummer fehlt, ergänzt die App sie automatisch.

Tipp: Mit einer sauber vorbereiteten Tabelle lässt sich der Rechnungsimport reibungslos durchführen und deine Fakturierung in bexio deutlich effizienter organisieren.