Rechnungen importieren in bexio Verkauf

Mit unserem Modul Rechnungen importieren auf app.importly.ch importierst du Verkaufsrechnungen gesammelt nach bexio. Du bereitest die Rechnungen in Excel, Google Sheets, einer CSV-Datei oder einer anderen Software vor und kopierst sie anschliessend in die Importly-Tabelle. Das ist besonders hilfreich für Unternehmen oder Vereine, die viele Rechnungen auf einmal stellen.

Ein zusätzlicher Vorteil: Wenn ein Kontakt in bexio noch nicht existiert, legt Importly ihn beim Import automatisch an. So wird der gesamte Importprozess deutlich einfacher und effizienter.

1. Kostenlos registrieren

Falls du noch keinen Account hast, registriere dich auf app.importly.ch und vervollständige dein Profil. Danach bist du bereit für den ersten Rechnungsimport.

2. Dein bexio-Konto verbinden

Verbinde dein bexio-Konto mit Importly: Klicke in der Kontoauswahl oben rechts auf Neue Verknüpfung erstellen, melde dich bei bexio an und bestätige den Zugriff für die gewünschte Firma. Du kannst beliebig viele bexio-Konten mit app.importly.ch verbinden und oben rechts zwischen ihnen wechseln.

3. Rechnungsimport erstellen

Wähle oben rechts das bexio-Konto, in das die Rechnungen importiert werden sollen. Öffne dann unter Buchungen & Rechnungen das Modul Rechnungen importieren und klicke auf Neuer Rechnungsimport. Im Dialog legst du fest:

• Name: frei wählbar, z. B. «Mitgliederbeiträge 2026».
• Rechnungsstatus: Mit Offen werden die Rechnungen in bexio direkt gestellt und erhalten dort den Status «Offen». Mit Entwurf bleiben sie in bexio Entwürfe, die du prüfen und anschliessend selbst stellen kannst. Der Rechnungsstatus gilt für alle Rechnungen des Imports und lässt sich nach dem Erstellen nicht mehr ändern.
• Zusätzliche Felder: Zusatzspalten wie Fälligkeitsdatum, Referenz oder Währung (alle Spalten findest du in Abschnitt 5). Du kannst sie später jederzeit über Einstellungen → Spalten ein- oder ausblenden.

Importly merkt sich Rechnungsstatus und Zusatzspalten pro bexio-Konto als Vorgabe für den nächsten Import.

4. Rechnungen in die Tabelle kopieren

Die Importly-Tabelle funktioniert wie eine Tabellenkalkulation: Kopiere die Daten aus Excel, Google Sheets oder einer CSV-Datei und füge sie mit Strg+V (Mac: Cmd+V) ein. Jede Änderung wird automatisch gespeichert.

Spalten und Reihenfolge

Beim Einfügen übernimmt die Tabelle die Werte von links nach rechts, beginnend bei der ausgewählten Zelle. Deine Quelldaten müssen deshalb dieselben Spalten in derselben Reihenfolge haben wie die Importly-Tabelle – inklusive der eingeblendeten Zusatzspalten. Blende also zuerst die benötigten Zusatzspalten ein und ordne deine Quelldaten danach. Alternativ fügst du einzelne Spalten separat ein. Die vollständige Reihenfolge findest du in Abschnitt 5.

Vorlagen mit den Standardspalten in der richtigen Reihenfolge (CSV, Excel und Google Sheets) findest du im Beitrag Rechnungsimport in bexio: Excel-, CSV- & Sheets-Vorlage.

Kontaktzuordnung

Für jede Rechnung gibst du den Kontakt auf eine von zwei Arten an:

• Bestehender Kontakt (empfohlen): Trage in bexio Kontakt Id die Kontaktnummer des Kontakts aus bexio ein und lass die übrigen Kontaktspalten von Kontakt Type bis E-Mail leer. Name und Adresse übernimmt Importly aus bexio. Sind sie trotzdem ausgefüllt, meldet die Prüfung einen Fehler.
• Neuer Kontakt: Lass bexio Kontakt Id leer und fülle mindestens Kontakt Type und Name_1 aus, idealerweise auch Adresse und E-Mail. Importly legt den Kontakt beim Import in bexio an.

So vermeidet Importly doppelte Kontakte: Stimmen Kontakt Type, Name_1, Name_2, PLZ, Stadt und E-Mail exakt mit einem bestehenden bexio-Kontakt überein, verwendet Importly diesen Kontakt, statt einen neuen anzulegen. Weicht auch nur eines dieser Felder ab – auch ein leeres Feld, z. B. eine fehlende E-Mail-Adresse –, entsteht ein neuer Kontakt. Kommt derselbe neue Kontakt mehrmals in der Tabelle vor, legt Importly ihn nur einmal an. Bestehende Kontakte werden nie verändert.

Prüfe die importierten Rechnungen und Kontakte stichprobenartig in bexio.

Rechnungen mit einer Rechnungsposition

Eine Zeile mit Kontakt und Rechnungsdatum beginnt eine neue Rechnung. Die Spalten Positionsbeschreibung bis MWST Code dieser Zeile bilden die erste Position. Hat jede Rechnung nur eine Position, entspricht also jede Zeile einer Rechnung, und du kannst deine Rechnungen direkt in die Tabelle kopieren.

Rechnungen mit mehreren Rechnungspositionen

Weitere Positionen erfasst du in den Zeilen direkt unter der Rechnungszeile. In diesen Positionszeilen füllst du nur die Spalten von Positionsbeschreibung bis MWST Code aus. Alle Spalten links davon – von bexio Kontakt Id bis Rechnungsdatum bzw. bis zur letzten eingeblendeten Spalte vor Positionsbeschreibung – bleiben leer. So erkennt Importly, welche Positionen zur Rechnung darüber gehören.

Zwei Regeln helfen bei der Kontrolle:

• Steht in einer Zeile eine Kontaktangabe (z. B. bexio Kontakt Id, Name_1 oder PLZ) oder ein Rechnungsdatum, beginnt dort eine neue Rechnung.
• Kontaktperson, Titel, Referenz, Fälligkeitsdatum, Währung, Bankkonto, Sprache und Ansprechpartner gelten für die ganze Rechnung und gehören nur in die erste Zeile. In einer Positionszeile markiert die Prüfung sie als Fehler.

Rechnungen mit Minuspositionen

Eine Rechnung darf auch negative Positionen enthalten, zum Beispiel für einen Rabatt oder eine Gutschriftsposition. Erfasse die Minusposition als zusätzliche Positionszeile und schreibe in Positionspreis einen negativen Wert (z. B. -10). Alle Spalten links von Positionsbeschreibung bleiben – wie bei allen weiteren Positionen – leer.

Das Minuszeichen gehört dabei immer in den Positionspreis: Die Position Anzahl muss grösser als 0 sein, eine negative Anzahl wird beim Import nicht akzeptiert. Für einen prozentualen Rabatt auf einzelne Positionen kannst du stattdessen die Zusatzspalte Rabatt in % verwenden.

Wichtig ist, dass der Gesamtbetrag der Rechnung mindestens 0.05 beträgt – nach Abzug allfälliger Rabatte. Nur einzelne Positionen dürfen negativ sein. Rechnungen mit negativem Gesamtbetrag sind echte Gutschriften und lassen sich nicht importieren – warum, erklären wir im Beitrag Warum sich Gutschriften nicht nach bexio importieren lassen.

In diesem kurzen Video zeigen wir den Ablauf von der Tabelle bis zur fertigen Rechnung in bexio:

Praktische Funktionen in der Tabelle

• Strg+Z (Mac: Cmd+Z) macht Änderungen rückgängig, Strg+Y (Mac: Cmd+Shift+Z) stellt sie wieder her.
• Mit Strg+F (Mac: Cmd+F) suchst du in der Tabelle, mit Strg+H (Mac: Cmd+Shift+H) ersetzt du Werte oder setzt Spalten in mehreren Zeilen auf einmal. Wie das geht, zeigt der Beitrag Suchen und Ersetzen vor dem Import nach bexio.
• In der Positionsbeschreibung fügst du mit Alt+Enter (Mac: Option+Enter) einen Zeilenumbruch ein. Mit Strg+B, Strg+I und Strg+U (Mac: Cmd+B, Cmd+I, Cmd+U) formatierst du Text fett, kursiv oder unterstrichen. Diese Formatierungen bleiben auch erhalten, wenn du Text aus Excel, Google Sheets oder Word einfügst.

5. Spezifikation aller Spalten

Die Tabelle hat 15 Standardspalten, die immer sichtbar sind, und 11 Zusatzspalten. Zusatzspalten wählst du beim Erstellen des Imports oder später über Einstellungen → Spalten, solange der Import ein Entwurf ist. Werte in ausgeblendeten Spalten bleiben erhalten und erscheinen wieder, sobald du die Spalte einblendest. Importiert werden aber nur eingeblendete Spalten.

Neu: Seit Ende September 2026 gibt es zusätzlich die Spalten Referenz, Währung, Bankkonto, Sprache, Ansprechpartner und Rabatt in %. Ausserdem lassen sich alle Zusatzspalten jetzt auch nachträglich ein- und ausblenden. Seit Oktober 2026 kannst du die Positionsbeschreibung zudem fett, kursiv und unterstrichen formatieren.

Die Übersicht zeigt alle Spalten in der Reihenfolge, in der sie in Importly erscheinen. Zusatzspalten erscheinen nur, wenn du sie einblendest. Kontakt Type bis E-Mail verwendet Importly nur, wenn ein neuer Kontakt angelegt wird.

Zum MWST Code:

• Welche Codes erlaubt sind, hängt von der MWST-Abrechnungsmethode ab, die in bexio für das Jahr des Rechnungsdatums gilt: bei der effektiven Methode u. a. die Umsatzsteuer-Codes wie UN81, bei der Saldosteuersatzmethode u. a. die Saldosteuersatz-Codes.
• Bist du nicht MWST-pflichtig, braucht jede Position trotzdem einen Code ohne MWST (0 %). In der Regel ist das UEX – in einem französischsprachigen bexio heisst er CEX, in einem italienischsprachigen CE.
• Codes mit Steuersatz wie UN81 heissen in jeder Sprache gleich. Andere Codes richten sich nach der Sprache des bexio-Benutzers, mit dem die Verbindung zu Importly hergestellt wurde.
• Ist der Code leer oder nicht zulässig, nennt die Fehlermeldung die Codes, die in deinem bexio für das Rechnungsdatum passen.

Datenformate

• Datum: Die Tabelle erkennt die üblichen Schreibweisen, z. B. 05.10.2026, 5.10.26, 2026-10-05 oder 5. Oktober 2026. Bei Daten mit Schrägstrich wie 03/05/2026 liest Importly die Reihenfolge aus der eingefügten Spalte oder aus Excel bzw. Google Sheets, sonst aus den Einstellungen deines Browsers. Einen ungültigen Tag wie 31.02.2026 übernimmt die Tabelle nicht als Datum.
• Zahlen: Die Tabelle erkennt Schweizer, deutsche und englische Schreibweisen, z. B. 1'500.50, 1.500,50 oder 1,500.50. Beim Einfügen liest Importly die ganze Spalte zusammen: Steht 1.500 neben 2.750,00, ist der Punkt ein Tausendertrennzeichen (1’500); steht es neben 12.50, ist er ein Dezimaltrennzeichen (1.5). Aus Excel, Google Sheets und LibreOffice kommt zudem der echte Zellwert mit. Ein einzelnes 1.500 ohne weitere Anhaltspunkte liest Importly nach dem Zahlenformat deines Browsers. Über der Tabelle erscheint dann ein Hinweis, z. B. «1.500» wurde als 1.5 gelesen, und mit Als 1'500 lesen stellst du alle betroffenen Zellen mit einem Klick um. Beim Eintippen gilt dieselbe Regel. Währungszeichen wie CHF entfernt die Tabelle automatisch.
• Text: Leerzeichen am Anfang und Ende sowie unsichtbare Zeichen (z. B. aus PDF-Dokumenten) entfernt Importly beim Import automatisch.

6. Import starten

Die Tabelle speichert jede Änderung automatisch. Du kannst sie also jederzeit verlassen und den Import später fortsetzen.

Mit dem Button Import starten beginnst du den Import. Jede Rechnungszeile wird zusammen mit den Positionszeilen darunter als eine Verkaufsrechnung in bexio angelegt. Dabei läuft Folgendes ab:

1. Hinweise vor dem Import: Je nach Daten zeigt Importly vorher einen Hinweis, den du mit Weiter bzw. Import trotzdem starten bestätigst oder mit Abbrechen beendest. Der Import bleibt dann ein Entwurf.
   • Fremdwährung: bexio rechnet Rechnungen in Fremdwährung mit einem eigenen Kurs um – mit dem Monatsmittelkurs, wenn dieser in bexio aktiviert ist, sonst mit dem festen Kurs aus deinen Währungseinstellungen. Ist kein Kurs hinterlegt, rechnet bexio 1:1. Importly kann keinen eigenen Kurs mitgeben.
   • Sprache: Für Spanisch, Portugiesisch, Chinesisch und Japanisch hat bexio keine Rechnungsvorlage. Die Beschriftungen auf der Rechnung erscheinen dann auf Deutsch.
   • Nachkommastellen: bexio rechnet mit den genauen Werten, druckt Mengen und Preise aber gemäss deinem Rechnungsformat gerundet (Standard: 2 Nachkommastellen). Das Format passt du in bexio unter Einstellungen → Funktionen & Module → Rechnung an.
2. Prüfung: Importly prüft alle Rechnungen und Kontakte gegen dein bexio.
   • Findet die Prüfung Fehler, bleibt der Import ein Entwurf, und die betroffenen Zellen sind rot markiert. Klicke auf eine rote Zelle, um die Fehlermeldung im Feld Fehler beheben zu sehen, korrigiere den Wert und starte den Import erneut.
   • Ist in bexio die automatische Nummerierung für Rechnungen ausgeschaltet, erscheint «Rechnungseinstellungen fehlerhaft».
   • Reicht dein Guthaben nicht, erscheint «Nicht genügend Guthaben». In beiden Fällen bleibt der Import ein Entwurf.
3. Import: Zuerst legt Importly die neuen Kontakte an, danach die Rechnungen. Mit dem Rechnungsstatus Offen werden die Rechnungen in bexio direkt gestellt.
4. Ergebnis: Nach dem Import zeigt die Spalte bexio ID für jede Rechnung einen Link zur Rechnung in bexio. Ist eine Rechnung fehlgeschlagen, steht in der Spalte bexio Status «failure». Prüfe diese Rechnungen in bexio, bevor du sie erneut importierst, damit keine Duplikate entstehen.

Wichtige Hinweise und Limits

• Zeilenlimit: Pro Rechnungsimport sind standardmässig bis zu 500 Zeilen möglich, mit dem Business-Abo bis zu 2’000. Gezählt werden Zeilen, nicht Rechnungen – jede Position belegt eine Zeile. Grössere Mengen teilst du auf mehrere Imports auf.
• Credits: Pro Rechnungsposition, also pro Zeile, wird 1 Credit verbraucht. Neu angelegte Kontakte kosten nichts zusätzlich.
• Automatische Nummerierung: In bexio muss für Rechnungen die automatische Nummerierung aktiviert sein.
• Kontakte: Bestehende Kontakte werden nicht aktualisiert. Ein neuer Kontakt wird nicht doppelt angelegt, wenn Kontakt Type, Name_1, Name_2, PLZ, Stadt und E-Mail exakt mit einem bestehenden Kontakt übereinstimmen.
• Beträge: Einzelne Positionen dürfen negativ sein, solange der Gesamtbetrag der Rechnung mindestens 0.05 beträgt. Gutschriften lassen sich nicht importieren.
• MWST: Der MWST Code ist immer ein Pflichtfeld, auch wenn du nicht MWST-pflichtig bist. Verwende dann den Code ohne MWST, in der Regel UEX (in französischsprachigem bexio CEX, in italienischsprachigem CE).
• QR-Einzahlungsschein: Damit der Bereich «Zahlbar durch» auf dem QR-Einzahlungsschein erscheint, braucht der Kontakt ein Land. Bei neuen Kontakten füllst du dafür die Zusatzspalte Land aus. Einen QR-Einzahlungsschein erstellt bexio nur für Rechnungen in CHF oder EUR auf ein Schweizer oder Liechtensteiner Konto.
• Hausnummer trennen: Über Weitere Funktionen → Strassentrennung öffnen → Haus-Nr. trennen teilt Importly kombinierte Angaben wie «Hauptstrasse 123» automatisch in Strasse und Haus-Nr. auf. Ist die Zusatzspalte Haus-Nr. noch ausgeblendet, blendet Importly sie dabei ein.
• Sprache: Einleitungs- und Schlusstext erscheinen auf der Rechnung nur, wenn du sie in bexio für die gewählte Sprache erfasst hast.

Tipp: Teste eine neue Tabelle zuerst mit zwei, drei Rechnungen im Rechnungsstatus Entwurf und prüfe sie in bexio: Beträge (inkl. oder exkl. MWST), Texte, Fälligkeit und Kontakte. Danach importierst du den Rest mit dem Rechnungsstatus, den du brauchst.