Importer des factures dans bexio Vente

Avec notre module Importer des factures sur app.importly.ch, vous importez des factures de vente dans bexio en une seule fois. Vous préparez les factures dans Excel, Google Sheets, un fichier CSV ou un autre logiciel, puis vous les copiez dans le tableau Importly. C’est particulièrement utile pour les entreprises ou associations qui établissent de nombreuses factures à la fois.

Autre avantage : si un contact n’existe pas encore dans bexio, Importly le crée automatiquement lors de l’import. L’ensemble du processus d’import devient ainsi beaucoup plus simple et efficace.

1. S’inscrire gratuitement

Si vous n’avez pas encore de compte, inscrivez-vous sur app.importly.ch et complétez votre profil. Vous serez ensuite prêt pour votre premier import de factures.

2. Connecter votre compte bexio

Connectez votre compte bexio à Importly : dans la sélection de compte en haut à droite, cliquez sur Créer une nouvelle connexion, connectez-vous à bexio et autorisez l’accès pour l’entreprise souhaitée. Vous pouvez connecter autant de comptes bexio que nécessaire avec app.importly.ch et passer de l’un à l’autre en haut à droite.

3. Créer une importation de factures

En haut à droite, choisissez le compte bexio dans lequel les factures doivent être importées. Ouvrez ensuite le module Importer des factures sous Réservations & Factures et cliquez sur Nouvelle importation de factures. Dans la boîte de dialogue, vous définissez :

• Nom : libre, p. ex. « Cotisations 2026 ».
• Statut : avec Ouvert, les factures sont émises directement dans bexio et y reçoivent le statut « Ouvert ». Avec Brouillon, elles restent des brouillons dans bexio, que vous pouvez vérifier puis émettre vous-même. Le statut s’applique à toutes les factures de l’import et ne peut plus être modifié après la création.
• Champs supplémentaires : des colonnes supplémentaires comme Date d'échéance, Référence ou Monnaie (toutes les colonnes figurent à la section 5). Vous pouvez les afficher ou les masquer à tout moment par la suite via Paramètres → Colonnes.

Importly mémorise le statut et les colonnes supplémentaires par compte bexio comme valeurs par défaut pour le prochain import.

4. Copier les factures dans le tableau

Le tableau Importly fonctionne comme un tableur : copiez les données depuis Excel, Google Sheets ou un fichier CSV et collez-les avec Ctrl+V (Mac : Cmd+V). Chaque modification est enregistrée automatiquement.

Colonnes et ordre

Lors du collage, le tableau reprend les valeurs de gauche à droite, à partir de la cellule sélectionnée. Vos données sources doivent donc avoir les mêmes colonnes dans le même ordre que le tableau Importly – y compris les colonnes supplémentaires affichées. Affichez donc d’abord les colonnes supplémentaires nécessaires, puis organisez vos données sources dans le même ordre. Vous pouvez aussi coller les colonnes une par une. L’ordre complet figure à la section 5.

Des modèles avec les colonnes standard dans le bon ordre (CSV, Excel et Google Sheets) sont disponibles dans l’article Modèle d’import de factures bexio (Excel, CSV, Sheets).

Attribution du contact

Pour chaque facture, vous indiquez le contact de l’une des deux manières suivantes :

• Contact existant (recommandé) : saisissez dans bexio No du contact le numéro du contact dans bexio et laissez vides les autres colonnes de contact, de Type de contact à E-Mail. Importly reprend le nom et l’adresse depuis bexio. Si elles sont tout de même remplies, la validation signale une erreur.
• Nouveau contact : laissez bexio No du contact vide et remplissez au minimum Type de contact et Nom_1, idéalement aussi l’adresse et l’e-mail. Importly crée le contact dans bexio lors de l’import.

Voici comment Importly évite les doublons : si Type de contact, Nom_1, Nom_2, NPA, Localité et E-Mail correspondent exactement à un contact bexio existant, Importly utilise ce contact au lieu d’en créer un nouveau. Si un seul de ces champs diffère – y compris un champ vide, p. ex. une adresse e-mail manquante –, un nouveau contact est créé. Si le même nouveau contact apparaît plusieurs fois dans le tableau, Importly ne le crée qu’une seule fois. Les contacts existants ne sont jamais modifiés.

Contrôlez par sondage les factures et les contacts importés dans bexio.

Factures avec une position

Une ligne avec un contact et une Date de la facture commence une nouvelle facture. Les colonnes Description de la position à Taux d'imposition de cette ligne forment la première position. Si chaque facture n’a qu’une seule position, chaque ligne correspond donc à une facture, et vous pouvez copier vos factures directement dans le tableau.

Factures avec plusieurs positions

Les positions supplémentaires se saisissent dans les lignes situées directement sous la ligne de facture. Dans ces lignes de position, vous ne remplissez que les colonnes de Description de la position à Taux d'imposition. Toutes les colonnes à gauche – de bexio No du contact à Date de la facture ou jusqu’à la dernière colonne affichée avant Description de la position – restent vides. C’est ainsi qu’Importly reconnaît les positions qui appartiennent à la facture du dessus.

Deux règles vous aident à contrôler :

• Si une ligne contient une donnée de contact (p. ex. bexio No du contact, Nom_1 ou NPA) ou une Date de la facture, une nouvelle facture commence à cette ligne.
• Personne de contact, Titre, Référence, Date d'échéance, Monnaie, Compte bancaire, Langue et Interlocuteur s’appliquent à toute la facture et figurent uniquement dans la première ligne. Dans une ligne de position, la validation les signale comme erreurs.

Factures avec des positions négatives

Une facture peut aussi contenir des positions négatives, par exemple un rabais ou une position de crédit. Saisissez la position négative comme ligne de position supplémentaire et indiquez une valeur négative dans Prix unitaire (p. ex. -10). Comme pour toutes les positions supplémentaires, toutes les colonnes à gauche de Description de la position restent vides.

Le signe moins doit toujours figurer dans le Prix unitaire : la Quantité doit être supérieure à 0 ; une quantité négative n’est pas acceptée lors de l’import. Pour un rabais en pourcentage sur certaines positions, vous pouvez utiliser à la place la colonne supplémentaire Rabais en %.

L’essentiel : le montant total de la facture doit être d’au moins 0.05 – après déduction d’éventuels rabais. Seules des positions individuelles peuvent être négatives. Les factures dont le montant total est négatif sont de véritables crédits et ne peuvent pas être importées – nous expliquons pourquoi dans l’article Pourquoi les crédits ne peuvent pas être importés dans bexio.

Fonctions pratiques dans le tableau

• Ctrl+Z (Mac : Cmd+Z) annule les modifications, Ctrl+Y (Mac : Cmd+Maj+Z) les rétablit.
• Avec Ctrl+F (Mac : Cmd+F), vous recherchez dans le tableau ; avec Ctrl+H (Mac : Cmd+Maj+H), vous remplacez des valeurs ou définissez des colonnes dans plusieurs lignes à la fois. L’article Rechercher et remplacer avant l’import dans bexio explique comment faire.
• Dans la Description de la position, Alt+Entrée (Mac : Option+Entrée) insère un retour à la ligne. Avec Ctrl+B, Ctrl+I et Ctrl+U (Mac : Cmd+B, Cmd+I, Cmd+U), vous mettez le texte en gras, en italique ou le soulignez. Cette mise en forme est conservée lorsque vous collez du texte depuis Excel, Google Sheets ou Word.

5. Spécification de toutes les colonnes

Le tableau comporte 15 colonnes standard, toujours visibles, et 11 colonnes supplémentaires. Vous choisissez les colonnes supplémentaires lors de la création de l’import ou plus tard via Paramètres → Colonnes, tant que l’import est un brouillon. Les valeurs des colonnes masquées sont conservées et réapparaissent dès que vous réaffichez la colonne. Seules les colonnes affichées sont toutefois importées.

Nouveau : depuis fin septembre 2026, les colonnes Référence, Monnaie, Compte bancaire, Langue, Interlocuteur et Rabais en % sont également disponibles. De plus, toutes les colonnes supplémentaires peuvent désormais être affichées et masquées après coup. Depuis octobre 2026, vous pouvez en outre mettre la Description de la position en gras, en italique et la souligner.

L’aperçu présente toutes les colonnes dans l’ordre où elles apparaissent dans Importly. Les colonnes supplémentaires n’apparaissent que si vous les affichez. Importly n’utilise les colonnes Type de contact à E-Mail que lorsqu’un nouveau contact est créé. Dans la boîte de dialogue Colonnes, Personne de contact s’appelle Contact et No maison s’appelle Numéro de maison.

À propos du code TVA (colonne Taux d'imposition) :

• Les codes autorisés dépendent de la méthode de décompte TVA définie dans bexio pour l’année de la date de la facture : avec la méthode effective, notamment les codes de TVA sur le chiffre d’affaires comme UN81 ; avec la méthode des taux de la dette fiscale nette, notamment les codes correspondants.
• Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, chaque position nécessite tout de même un code sans TVA (0 %). Dans un bexio en français, il s’agit en règle générale de CEX (en allemand et en anglais UEX, en italien CE).
• Les codes avec un taux comme UN81 sont identiques dans toutes les langues. Les autres codes dépendent de la langue de l’utilisateur bexio avec lequel la connexion à Importly a été établie.
• Si le code est vide ou non autorisé, le message d’erreur indique les codes de votre bexio qui conviennent à la date de la facture.

Formats de données

• Date : le tableau reconnaît les notations courantes, p. ex. 05.10.2026, 5.10.26, 2026-10-05 ou 5 octobre 2026. Pour les dates avec barres obliques comme 03/05/2026, Importly déduit l’ordre de la colonne collée ou d’Excel ou Google Sheets, sinon des réglages de votre navigateur. Un jour invalide comme 31.02.2026 n’est pas repris comme date.
• Nombres : le tableau reconnaît les notations suisse, allemande, française et anglaise, p. ex. 1'500.50, 1 500,50, 1.500,50 ou 1,500.50. Lors du collage, Importly lit toute la colonne ensemble : si 1.500 se trouve à côté de 2.750,00, le point sépare les milliers (1’500) ; à côté de 12.50, il sépare les décimales (1.5). Excel, Google Sheets et LibreOffice transmettent en outre la valeur réelle de la cellule. Un 1.500 ou 1,500 isolé, sans autre indice, est lu selon le format de nombres de votre navigateur. Une remarque apparaît alors au-dessus du tableau, p. ex. « 1.500 » a été lu comme 1.5, et Lire comme 1'500 modifie toutes les cellules concernées en un clic. La même règle s’applique à la saisie. Les symboles monétaires comme CHF sont supprimés automatiquement.
• Texte : les espaces en début et en fin ainsi que les caractères invisibles (p. ex. provenant de documents PDF) sont supprimés automatiquement lors de l’import.

6. Démarrer l’importation

Le tableau enregistre automatiquement chaque modification. Vous pouvez donc le quitter à tout moment et poursuivre l’import plus tard.

Le bouton Démarrer l'importation lance l’import. Chaque ligne de facture est créée dans bexio, avec les lignes de position situées en dessous, comme une facture de vente. Voici ce qui se passe :

1. Remarques avant l’import : selon vos données, Importly affiche d’abord une remarque que vous confirmez avec Continuer ou Lancer l'importation quand même, ou que vous interrompez avec Annuler. Dans ce cas, l’import reste un brouillon.
   • Devise étrangère : bexio convertit les factures en devise étrangère avec son propre taux – avec le cours mensuel moyen s’il est activé dans bexio, sinon avec le taux fixe de vos paramètres de devises. Si aucun taux n’est enregistré, bexio convertit à 1:1. Importly ne peut pas transmettre son propre taux.
   • Langue : bexio n’a pas de modèle de facture pour l’espagnol, le portugais, le chinois et le japonais. Les libellés de la facture sont alors imprimés en allemand.
   • Décimales : bexio calcule avec les valeurs exactes, mais imprime les quantités et les prix arrondis selon votre format de facture (par défaut : 2 décimales). Vous pouvez adapter ce format dans les paramètres de facture de votre bexio.
2. Validation : Importly vérifie toutes les factures et tous les contacts par rapport à votre bexio.
   • Si la validation trouve des erreurs, l’import reste un brouillon et les cellules concernées sont marquées en rouge. Cliquez sur une cellule rouge pour voir le message d’erreur dans la zone Corriger l'erreur, corrigez la valeur et relancez l’import.
   • Si la numérotation automatique des factures est désactivée dans bexio, le message « Paramètres de facture incorrects » apparaît.
   • Si vos crédits Importly ne suffisent pas, le message « Crédits insuffisants » apparaît. Dans les deux cas, l’import reste un brouillon.
3. Import : Importly crée d’abord les nouveaux contacts, puis les factures. Avec le statut Ouvert, les factures sont émises directement dans bexio.
4. Résultat : après l’import, la colonne bexio ID affiche pour chaque facture un lien vers la facture dans bexio. Si une facture a échoué, la colonne Statut bexio indique « failure ». Vérifiez ces factures dans bexio avant de les importer à nouveau, afin d’éviter les doublons.

Remarques importantes et limites

• Limite de lignes : par défaut, jusqu’à 500 lignes sont possibles par importation de factures, avec l’abonnement Business jusqu’à 2000. Ce sont les lignes qui comptent, pas les factures – chaque position occupe une ligne. Répartissez les volumes plus importants sur plusieurs imports.
• Crédits Importly : un crédit est utilisé par position de facture, donc par ligne. Les contacts nouvellement créés ne coûtent rien de plus.
• Numérotation automatique : la numérotation automatique des factures doit être activée dans bexio.
• Contacts : les contacts existants ne sont pas mis à jour. Un nouveau contact n’est pas créé deux fois si Type de contact, Nom_1, Nom_2, NPA, Localité et E-Mail correspondent exactement à un contact existant.
• Montants : des positions individuelles peuvent être négatives, tant que le montant total de la facture est d’au moins 0.05. Les crédits (factures au montant total négatif) ne peuvent pas être importés.
• TVA : la colonne Taux d'imposition est toujours obligatoire, même si vous n’êtes pas assujetti à la TVA. Utilisez alors le code sans TVA, en règle générale CEX dans un bexio en français (UEX en allemand et en anglais, CE en italien).
• QR-facture : pour que la zone Payable par apparaisse sur la QR-facture, le contact a besoin d’un pays. Pour les nouveaux contacts, remplissez à cet effet la colonne supplémentaire Pays. bexio ne crée une QR-facture que pour les factures en CHF ou en EUR sur un compte suisse ou liechtensteinois.
• Séparer les numéros de maison : via Plus de fonctionnalités → Ouvrir la séparation de la rue → Séparer les numéros de rue, Importly sépare automatiquement les indications combinées comme « Rue du Lac 12 » en Rue et No maison. Si la colonne supplémentaire No maison est encore masquée, Importly l’affiche à cette occasion.
• Langue : le texte d’introduction et de conclusion n’apparaît sur la facture que si vous l’avez saisi dans bexio pour la langue choisie.

Conseil : testez d’abord un nouveau tableau avec deux ou trois factures au statut Brouillon et vérifiez-les dans bexio : montants (TVA comprise ou hors TVA), textes, échéance et contacts. Importez ensuite le reste avec le statut dont vous avez besoin.