Importer des factures dans bexio Vente

Avec notre module Importer des factures sur app.importly.ch, vous pouvez importer facilement des factures dans bexio à l’aide d’Excel, de CSV et d’autres formats de tableau. C’est particulièrement utile pour les entreprises ou associations qui préparent leurs factures dans un autre logiciel avant de les transférer ensuite dans bexio en une seule fois.

Autre avantage : si un contact n’existe pas encore dans bexio, il peut être créé automatiquement lors de l’import. L’ensemble du processus d’import devient ainsi beaucoup plus simple et efficace.

1. S’inscrire gratuitement

Si vous n’avez pas encore de compte, inscrivez-vous sur app.importly.ch. Vous serez ensuite prêt pour votre premier import de factures.

2. Connecter votre compte bexio

Connectez votre compte bexio à Importly en créant une liaison avec votre comptabilité. Vous pouvez connecter autant de comptes bexio que nécessaire avec app.importly.ch.

Connecter votre compte bexio avec Importly

3. Créer un tableau pour les factures

Dans le module Importer des factures, créez un nouveau tableau avec le bouton Nouvel import de factures. Donnez-lui un nom et choisissez le compte bexio dans lequel vous souhaitez importer les factures.

4. Copier les factures dans le tableau

Attribution du contact

L’attribution à un contact se fait idéalement via le numéro de contact bexio. Vous pouvez aussi utiliser les informations du contact. Pour cela, utilisez exactement les mêmes données de Type de contact à E-mail que dans la gestion des contacts de bexio.

Si le contact n’existe pas encore dans bexio, renseignez au minimum une valeur dans les cellules Type de contact et Nom 1. Le contact sera ensuite créé dans bexio. Contrôlez quelques lignes importées pour vérifier qu’elles sont correctes.

Factures avec une position

Si chaque ligne doit représenter exactement une facture de vente avec une position, vous pouvez copier vos factures directement dans le tableau préparé.

Exemple de factures avec une position

Factures avec plusieurs positions

Pour plusieurs positions rattachées à une même facture, laissez vides les cellules de N° de contact à Date dans les lignes subordonnées. L’application reconnaît ainsi quelles positions doivent être rattachées à la ligne de facture principale.

Exemple de factures avec plusieurs positions

Factures avec des positions négatives

Une facture peut aussi contenir des positions négatives, par exemple un rabais ou une position de crédit. Saisissez la position négative comme ligne de position supplémentaire et indiquez une valeur négative dans Prix unitaire (p. ex. -10). Comme pour toutes les positions supplémentaires, les cellules de N° de contact à Date restent vides.

Le signe moins doit toujours figurer dans le Prix unitaire : la Quantité doit rester positive, une quantité négative n’est pas acceptée lors de l’import.

Importer une facture avec une position négative dans bexio – tableau Importly avec trois positions

La seule condition : le montant total de la facture doit être supérieur à 0. Seules des positions individuelles peuvent être négatives. Les factures dont le montant total est négatif sont de véritables crédits et ne peuvent pas être importées – nous expliquons pourquoi dans l’article Pourquoi les crédits ne peuvent pas être importés dans bexio.

5. Spécification des colonnes principales

Champ	Exemple	Remarque	Obligatoire
N° de contact	1	Il n’est pas nécessaire d’indiquer les zéros initiaux	Non
Type de contact	1	`1 = Entreprise`, `2 = Personne`	Oui, si aucun ID de contact bexio n’existe
Nom 1	above the fold GmbH	Nom de l’entreprise ou, pour une personne, prénom	Oui, si aucun ID de contact bexio n’existe
Nom 2	Haag	Nom de famille	Non
Adresse	Hochgrütstrasse 16		Non
NPA	8742		Non
Ville	Seuzach		Non
E-mail	info@example.ch		Non
Date	12.12.2023	Doit se trouver dans un exercice actif	Oui
Description	Réparations de : porte, fenêtre	Plusieurs lignes sont possibles, sans formatage de texte	Oui
Prix unitaire	1500		Oui
Quantité	1		Oui
Compte	3400	Doit être un compte de produit	Oui
Taux de TVA	UN81	Types autorisés : `sales_tax`, `not_taxable_turnover`, `non_consideration_sales_tax`, `opted_sales_tax` ; utilisez `UEX` si vous n’êtes pas assujetti à la TVA	Oui
Date d’échéance	12.12.2025	Optionnel, doit être sélectionné lors de la création de l’import	Non
Unité	pce	Optionnel, doit être sélectionné lors de la création de l’import	Non
Interlocuteur	1	Optionnel, doit être sélectionné lors de la création de l’import	Non
Pays	Suisse	Utilisez le nom complet du pays, pas des abréviations ou des codes	Non

6. Démarrer l’import

Le bouton Démarrer l'import démarre le processus d’import. Chaque ligne de votre tableau est importée dans bexio comme une facture de vente séparée. Si vous souhaitez lancer l’import plus tard, vous pouvez quitter le tableau à tout moment via Enregistrer.

Remarques importantes et limites

Les contacts existants ne sont pas mis à jour.
Si Type de contact, Nom 1, Nom 2, NPA, Ville et E-mail sont identiques à un contact existant, ce contact n’est pas créé une deuxième fois.
Un maximum de 200 factures peut être créé par tableau.
Des positions individuelles peuvent être négatives, tant que le montant total de la facture est supérieur à 0.
Si vous n’êtes pas assujetti à la TVA, la colonne Code TVA reste tout de même obligatoire. Utilisez le code UEX.
Pour que la zone Payable par apparaisse sur le bulletin QR, le Pays du contact doit aussi être fourni lors de l’import.
La fonction Séparer l'adresse sépare automatiquement une adresse combinée en Rue et Numéro. Si la colonne Numéro manque, l’application l’ajoute automatiquement.

Conseil : Avec un tableau bien préparé, l’import de factures se déroule sans problème et vous aide à organiser votre facturation dans bexio de manière beaucoup plus efficace.